- Что такое ЭДО простыми словами
- Проверьте себя: нужен ли вам ЭДО
- Пять главных плюсов ЭДО
- 1. Экономия денег
- 2. Экономия времени
- 3. Постоянный доступ
- 4. Безопасность
- 5. Облачное хранение
- Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите электронную подпись
- Шаг 2. Выберите оператора ЭДО
- Шаг 3. Договоритесь с контрагентом
- Шаг 4. Подключите ЭДО в своей компании
- Что в итоге
Ещё лет 15 назад принтеры и факсы были в каждом офисе. Сейчас это уже пережиток прошлого — большинство документов создаются сразу в цифровом виде. Но иногда всё же приходится что-то распечатывать и отправлять обычной почтой. Однако мы живём в 21 веке, и есть смысл перевести всех контрагентов на электронный документооборот. В этой статье расскажем, почему это выгодно и с чего начать.
Что такое ЭДО простыми словами
ЭДО — это обмен документами через специальную программу, а не по обычной почте и даже не по email. Всё работает так:
отправитель создаёт документ и подписывает его электронной подписью;
получатель принимает и тоже подписывает (если нужно);
отправитель получает уведомление о подписании.
Главное отличие от скана по email: документ, отправленный по ЭДО, имеет такую же юридическую силу, как бумажный оригинал.
Проверьте себя: нужен ли вам ЭДО
Ответьте честно на пять вопросов. Если хотя бы на три ответа «да» — вам точно пора переходить на ЭДО:
бывало, что во время важного разговора вы не могли найти нужный документ на столе?
не знаете точно, какие поручения уже выполнены, а у каких срок истёк?
хотите ускорить согласование документов и снизить уровень бюрократии?
устали от бумажных завалов на рабочем столе?
не можете с уверенностью сказать, где лежит тот или иной документ?
Если вы узнали себя — не будем тратить время на уговоры, сразу перейдём к преимуществам.
Пять главных плюсов ЭДО
1. Экономия денег
Курьерские услуги, конверты, бумага — по отдельности кажется ерундой, но за год набегает приличная сумма. ЭДО избавляет от этих трат.
2. Экономия времени
Обмениваться документами по ЭДО так же быстро, как по электронной почте. Никаких задержек на доставку.
3. Постоянный доступ
Отправить документ можно в любое время и с любого устройства, где установлена ваша электронная подпись.
4. Безопасность
Документы не потеряются при пересылке и не попадут к конкурентам. Всё, что должно остаться в тайне, останется в тайне.
5. Облачное хранение
Все документы хранятся в облаке. Не нужно оборудовать отдельный склад для бумажных архивов. При этом любой документ можно в любой момент распечатать — на нём будут метка об электронной подписи и уникальный ID.
Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получите электронную подпись
Сделать это можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Список таких центров есть на сайте Минцифры. Если у вас уже есть подпись для работы с налоговой — она подойдёт и для ЭДО.
Шаг 2. Выберите оператора ЭДО
Операторов много, выбор зависит от ваших предпочтений и бюджета.
Шаг 3. Договоритесь с контрагентом
Уточните, у какого оператора работает ваша компания-партнёр. Если оператор тот же — просто отправьте приглашение через систему. Если другой — нужно настроить роуминг: запросите ID контрагента, обратитесь к своему оператору, и специалисты всё настроят.
Шаг 4. Подключите ЭДО в своей компании
Например, некотрые используют операторов «Сбис» и «Диадок». На сайте есть подробная инструкция по подключению — это избавит вас от необходимости напоминать администратору о закрывающих документах.
Что в итоге
Каждый день без ЭДО — это потеря времени и денег. Вы тратите ресурсы на бюрократию, поиск бумаг и повторную отправку потерявшихся документов. Всё это можно направить на развитие бизнеса. ЭДО поможет оптимизировать документооборот и сосредоточиться на действительно важных задачах.
