Штатное расписание — не секретный внутренний документ. Но показывать его всем сотрудникам под подпись вы не обязаны. Исключение — когда изменения в ШР напрямую затрагивают условия трудового договора. Тогда уже придётся знакомить работников с новыми условиями.
Как можно изменить штатное расписание
Есть два способа.
Первый: издать приказ о внесении изменений
Подходит для точечных правок. Например, меняете оклад одному сотруднику или переименовываете пару должностей. Само штатное расписание остаётся прежним, но к нему выходит приказ-корректировка.
Второй: утвердить новое ШР
Используйте этот вариант, если изменений накопилось много. Компания пережила реорганизацию, или за год вышло несколько приказов о правках. Тогда оформляете новый документ. Единого бланка нет, но можно использовать форму Т-3 как образец.
В приказе к новому документу обязательно укажите, что прежнее штатное расписание утратило силу.
Как оформить приказ о внесении изменений
Приказ составляется в свободной форме на бланке организации. В тексте должно быть четыре обязательных блока.
Основание. Укажите причину: например, «в целях оптимизации структуры».
Распорядительная часть. Пропишите конкретные изменения. Не просто «Изменить оклад бухгалтеру», а «Установить оклад по должности “Бухгалтер” в размере 65 000 рублей». Если меняете название, то так: «Переименовать “Секретаря” в “Администратора офисных систем”».
Поручения. Назначьте ответственных: кто внесёт правки в ШР, кто подготовит допсоглашения, кто уведомит сотрудников.
Подписи. Подпись директора и листы ознакомления для работников.
У приказа должен быть номер, реквизиты компании, адрес и дата.
Важный момент: если уменьшаете оклады или сокращаете должности, приказ издавайте минимум за два месяца до вступления изменений в силу. Это даст вам время законно уведомить сотрудников.
Составить приказ может любой сотрудник с полномочиями — например, секретарь. Но утверждает его только руководитель.
Сценарий 1: изменение оклада в штатном расписании
Зарплата — обязательное условие трудового договора. Просто взять и переписать цифру в штатном расписании нельзя.
Оклад повышается
Порядок действий:
Подготовьте обоснование — приказ об индексации или служебную записку от руководителя отдела с описанием заслуг сотрудника.
Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, чей оклад меняется. Пропишите новый размер оплаты и дату вступления в силу.
Издайте приказ о внесении изменений в ШР. Укажите чётко: «Установить оклад по должности “Менеджер по продажам” в размере 70 000 рублей».
Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Оклад снижается
В одностороннем порядке снизить зарплату можно только если меняются условия работы в пользу сотрудника — например, появляется новое оборудование или меняется график. «Кризис», «упала прибыль» или «мы передумали» — не основания.
Как действовать:
Издайте приказ, который вступит в силу не раньше чем через два месяца.
Письменно уведомите сотрудника о грядущем снижении оклада и причинах — не позднее чем за два месяца.
Если работник согласен — подпишите допсоглашение и приказ.
Если не согласен — предложите другую вакансию.
Если работы нет или человек от всего отказался — расторгните трудовой договор.
Изменения вступают в силу только после того, как сотрудник примет решение.
Сценарий 2: переименование должности в ШР
Просто поменять табличку на двери недостаточно. Важно, меняется ли суть работы.
Задачи не меняются
Например, «секретарь» становится «администратором офисных систем», а обязанности остаются прежними. Просто так переименовывать нельзя — должны быть причины.
Алгоритм:
Уведомите работника за два месяца. Вручите документ с указанием, что его должность будет называться иначе.
Подпишите дополнительное соглашение о переименовании.
Издайте приказ об изменении штатного расписания с указанием старого и нового названия.
Внесите запись в трудовую книжку и в раздел ЕФС-1 для Социального фонда.
